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聯成電腦Excel應用:8種錯誤提示與解決方法

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文、菜鳥編

 

 

Excel操作過程中,可能三不五時就會看到一些你不懂意思的火星文,例如#DIV/0!、#REF!、#N/A…….. 等,其實這些是因為操作不當時所所回傳的錯誤訊息。最多的狀況就是公式法計算問題造成。在Excel中常見的錯誤訊息有八類,每一類型都有著不同的涵義。會操作Excel,也要懂這些訊息的意思,才有辦法解決難關,快速地將資訊呈現出來。下面就來一一介紹各種錯誤訊息。

 

 


 

 

1. 一堆#

 

說明:

上面的符號,是不是很常見到呢?會造成這狀況的原因,主要是因為儲存格的寬度過小,導致格內的數字、日期或是時間無法完整呈現。

 

解決方式:

將儲存格寬度拉大,就可以完整地將資料顯示出來。


 

 


 

 

2. #VALUE!

 

說明:

你可以把 #VALUE! 解釋成無法顯示出計算值,大部分都是公式上問題而無法計算出數值來,透過上圖說明一下幾個狀況:

  1. 以C1來說,由於A3並非數值,所以會出現錯誤資訊是很正常。

  2. 以C2來說,你可能會好奇為何會出現錯誤呢,主要是因為A4儲存格中多打了一個空格,導致儲存格的格式是被當成文字,就會造成與A相同的結果。

  3. 以C3來說,在IF的判斷式中需要回傳一個邏輯,但我們卻給了一個區間A1:A2,明顯的公式錯誤案例。

 

補充:

還是再次提醒,會出現 #VALUE! 多半是公式問題,所以審核一下公式中是否有不符合規則的撰寫,至於空格部分也是經常會遇到的,可以參考先前介紹過的Word教學:「取代」原來這麼好用一文,可以讓你同樣在EXCEL中快速的將空格給移除掉。

 

 


 

 

3. #N/A

 

說明:

#N/A 的意思就是找不到相配的數值,以上圖來說,當使用VLLOKUP函式時,因為藍色區塊的資料中並無序列為5的資料存在,因此在結果欄位就會出現#N/A的訊息。

 

解決方式:

檢查公式是否有欄位選擇錯誤或是並無存在的資料。

 

 

補充:

VLLOKUP除了用在套用資料填入外,也可用來找出是否有多餘的資料,因此在報表的呈現上,我們希望不式呈現錯誤訊息,¬而是希望用「資料新增」來呈現,就可以再加入IF與ISNA兩個函數來協助,公式變更如下「=IF(ISNA(VLOOKUP(D2,A1:B5,2,0)),"資料新增",VLOOKUP(D2,A1:B5,2,0))」。

 

 

 


 

 

4. #NUM!

 

說明:

當公式或是函數使用了無效的數值時,就會回傳 #NUM! 錯誤值,以上圖來說,SQRT的功能是計算正平根,當給了一個負值,就會造成無效的錯誤。看起來與N/A有點相似,只是差別在於N/A是無法獲取回傳值,而#NUM則是獲取錯誤值。

 

另一狀況就是數值超出了Excel的限制範圍,Excel 對值的限制範圍是-1E-307~1E+307。

 

解決方式:

確定輸入的參數為有效值,類型是否正確以及有否超出預設範圍。

 

 

 


 

 

5. #NAME!

 

說明:

公式中使用了Excel不能識別的內容時就會產生 #NAME! 錯誤值,這邊舉兩個例子來說明:

 

 

A. 以上圖來說,公式為=sum(資料),可別以為是因為輸入非數值而造成的錯誤,在Excel中為了大家方便公式撰寫,減少選取資料造成的錯誤與重複動作,提供了名稱的定義。以這例子來說,開啟名稱管理員就可知道問題點,正確的名稱應該是「資料123」。如果將公式修正為「=sum(資料123)」就會正常顯示計算值了。

 

B. 再以下面例子來說,公式中輸入了「=菜鳥救星」也是一個很常見的錯誤操作,這類型狀況與A有點相同,但你可能會發現在名稱管理員什麼都沒有。其實,這類型是公式中使用錯誤的文字格式,而是要在文字前後加上「”」,例如「”菜鳥救星”」,公式的審核上就不會有問題。

 

解決方式:

確認名稱是否正確,可在公式工具列中,選擇名稱管理員查看。

 

 

 


 

 

6. #REF!

 

說明:

當儲存格引用下,如果對應的資料儲存格被刪除,就會出現 #REF! 錯誤訊息,這邊要注意所謂的刪除並不是將儲存格內的資料刪除,而是將儲存格從原本位置整個移除,看一下上圖的動畫可能會比較容易了解。

 

 

解決方式:

當馬上發現 #REF! 錯誤訊息時,建議馬上回上一步復原被刪除的資料,為何要說馬上呢?因為當你後續操作步驟越多的狀況下,後續想要要再往回查詢被刪除的欄位是有很難的。

 

 

 


 

 

7. #NULL!

 

說明:

當兩個資料區域沒有相交十,就會產生 #NULL! 的錯誤訊息。這一個錯誤訊息,如果你不懂Excel的資料區域交集計算可能就會比較難理解,這邊做一下說明。

 

從下方動畫可以看到,在區域選擇後,加上一個空格,就可以再繼續選取區域。

 

會計算出藍色與紅色重疊的區域,也就是3+5+7。

 

如果兩個區塊並沒有交集,就會回傳 #NULL! ,如下圖。

 

補充:

如果將空格改成「,」就會將藍色區域與紅色區域的所以有值相加,以藍色區塊中的數值為1+3+5+7+9 = 25 ,紅色區塊為3+5+7+4+6+8 = 33 總共為58。

 

 


 

 

8. #DIV/0!

最後這個錯誤訊息,應該就不用多說,就是你的分母是0所造成。

 

 

結論:

錯誤訊息可能很難一下子就完全搞懂,不過等遇到時,再回來查看就能立刻知道問題的處理方式,Excel中最麻煩的就是公式中所產生的問題,但也是因為這樣,Excel才會這麼的強大,如果你覺得這篇文章很實用,也別忘了分享給你的親友們喔!

 

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