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聯成電腦職場好文分享:易分心的人如何利用分心經營多職?

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文、炸雞避難所

文章轉載已取得作者授權同意,原文為:易分心的人如何利用分心經營多職?

 

 

 

懶惰的天性,會刺激你用各種辦法提高工作效率。

 

 

每次我跟朋友說自己很懶,朋友都一副不相信的樣子,說怎麼可能?你可以同時做採訪寫文章,又組織團隊辦活動欸,這不是就要花掉你很多時間嗎?

 

看起來是這樣沒錯,但其實忙碌的節奏和懶是兩回事。我的懶,可能體現在不喜歡把時間花在瑣碎麻煩的行政工作上,又或者是需要耗費社交精力的活動上,如果能盡可能把時間花在自己擅長做的工作,剩下的時間不就有機會拿來投入興趣愛好了嗎?且願意參與的動力將大幅提高工作效率,也就會漸漸享受忙碌(而非瞎忙)的感覺。

 

 

很多人都很懶,但除此之外,我還有一個困擾,就是我是容易分心的人,不只是受社群網路的影響,我是連上課聽講都很難全神貫注,當老師語速太慢、聲音低沈,或內容很難吸引我時,我很容易就走神、放空,忍不住想一邊做別的事來打起精神。

 

沒想到這個「手邊的事業」成就了我現在角色的一部分。在大學期間,發起的採訪計畫獲得主流媒體的關注,並在一家網路媒體做過採訪編輯、參與文化部專案,還有最重要的是和「貌似實驗室」團隊從最初到轉型,一起走了將近三年,目前持續策劃活動中。

 

 

最近很流行「斜槓青年」Slash一詞:「越來越多人不再滿足於單一職業和身分的束縛, 開始選擇一種能夠利用自身專業和才藝,經營多重身分的多職人生。」這描述不就是我嗎?多重身份帶給我的視野以及自我反思、學習能力,是我覺得在單一工作未必能累積到的經驗,且我也因此對「分心」改觀。「分心」或許使我在學業成績不突出,卻也可以讓我很自在的在不同工作裡轉換思維模式,意即,只要能夠在工作狀態時專注,就不成問題。

 

今天就來分享懶惰又容易分心的我,怎麼同時處理好多件任務?

 

 

 

1. 提高對時間成本的意識

 

要懶出有價值的生活的話,首先就要意識到哪些時間被浪費了、哪些時間利用其實可以壓縮,在精算以後,多出來的閒暇時間就可以拿來犒賞自己啦哈哈哈哈哈

 

比如翻出近一週的工作事項,最基本的分類就是用「必要性」、「急迫性」排出待辦的優先順序,這應該很多時間管理的教學都講過了,我還想補充一點是——排進工作以後,是否能看見可預期的工作成效或成果?

 

比如你在明天下午列進「寫一篇文章」
意思是:從發想到完稿嗎?這篇篇幅多長(和往常來比較估計所需時間)?和當天其它事項排在一起,是否會排擠其它工作進度?

 

好的時間管理,僅止於排出適合投入的優先順序是不夠的,很多人可能排了也發現自己總是做不完,因為重點應該放在「找出最耗時的部分解決問題」,去問自己,為何這項工作總是花了比預期還多的時間?是卡在哪裡?有沒有更省力的辦法?然後之後改進。

 

 

 

2. 避免在同一件事花上太多時間卻缺乏成果

 

如果「寫一篇評論文章」有三階段:花在查找資料的時間2小時,擬架構與綱要20分鐘,實際寫作與修改時間2小時。那麼就可以依據不同階段安排適合完成的時間,這樣還有一個好處,每個階段投入時都可以很明確知道會完成的內容,就不會是面對從空白到完整內容的壓力。

 

將工作切割成好幾段,類似的方法像是「蕃茄鐘工作法」,以25分鐘為單位專注做好一件事,利用分段加速工作效率,其實我覺得未必要25分鐘,依照每個人習慣的產出時間(並確認這是你能夠發揮最好效益的時間),就可以了。

 

喔對了,有個我自己很愛用且向來管用的小技巧——「用獎勵代替懲罰」。不要跟自己說如果今天不完成就不能XXX,這恐怕只會造成反效果和厭惡情緒,我會跟自己說,只要完成今天就去吃XXX(自填美食),或做喜歡的事(看一集美劇之類的),這樣就算超時還沒做完也有再堅持一下的動力。

 

 

 

3. 把記性留給app,專注力留給燒腦的過程

 

我也是記憶力很差的人,也不習慣靠大腦來記接下來要做的事情,那樣我還得擔心自己是否遺漏了什麼。所以就全部交給手機或電腦記吧!其實我試用過很多種待辦事項和日曆的app,用來用去,我覺得最耐用的還是「Google 日曆」。現在不只能夠排行程(可與人共用)、較細碎的待辦事項,還可以設定正在培養的興趣或技能,選擇執行頻率(如一週1次、一週3次等)讓「Google 日曆」客製化時間提醒你喔!

 

我喜歡把具體或已確定的事項寫進app,而還在發想中的企劃點子、還在想怎麼寫的素材,尚未成形的內容就手寫進隨身的筆記本,筆跡潦草、缺乏邏輯都沒有關係,下一步再整理就好。區分使用狀態對思考效率也有幫助,避免坐在電腦前開啟文件,卻總是想不出值得寫下的東西,結果反而逛別的網站卻花掉大部分時間。

 

 

 

4. 被很多人忽略的溝通成本

 

雖然很難避免要利用社群平台和人溝通,但其實你不必一看到紅點通知就點開來看,而是有需要回覆時,一次性回答即可。我們彷彿忘記從前用Email溝通時,保留適當「等待」的重要性。

 

而利用零碎時間一次回完訊息也是好辦法,我的通勤時間比較長,來回各約1小時,就會在捷運上把該回的都回一回,然後站著邊想邊回顧待辦事項,有哪些可以先解決的(或者之前沒想通的問題,搞不好這時就會想出來了)。

 

 

 

最後是一些給易分心者的日常練習提議

 

1. 增進創意思考的最好練習就是保持觀察的好習慣,但觀察不是只留心週遭事物,可以試著想想怎麼描述角色、景象的特徵,為何她/他會如此做?如何寫成一則有戲劇性的故事?(最近我等菜的時候愛玩這種觀察練習)

 

2. 獨自散步也可以打開不同面向的思考,試著多走走不熟悉的地方會有新發現,身心也可以暫時脫離工作的僵硬狀態。推薦閱讀:《走路,也是一種哲學》

 

3. 無法忍受單一題目的無聊,那就鼓勵自己看看不熟悉的題目,並從中提問(因為提問也可以幫助自己搜索認識更多)

 

4. 書無法專注看完一本沒關係,那就同時看好幾本,一本看一些後換下一本看看,可以保持一些新鮮感(但文學類建議不要間隔太久哈)。每當你想暫停閱讀時,對自己說再讀30秒吧、再看1章吧,「多堅持一點點」的力量會有效的。

 

 

 

 

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