聯成電腦分享：【Excel教學】什麼是資料剖析？分欄整理成整齊的表格

文、意如老師

 

 

首先看一下原始資料，是一個整理好的表格資料

姓名	報名	地址	電話
賴驗新	基隆	和平東路三段一巷一號	029461234
蔡小燕	公館	博愛路一三一號	039124785
鄭新明	板橋	五權南路九十九號	039112356
陳智與	三重	民權路一二七號	029213652
黃麗倩	忠孝	南路一段一二四號	039123456
沈樂豐	板橋	五權南路九十九號	039112356
周凱明	忠孝	南路一段一二四號	039123456
吳美足	三重	民權路一二七號	029213652

 

 

 

 

但是有時候我們為了保存或交換資料，所以會將一些資料存成文字檔，例如在Excel另存新檔中（如下圖），可以選擇文字檔（Tab 字元分隔）

 

 

 

 

存成文字檔後的文件如下：

 

 

 

 

或者使用其它軟體，轉成文字檔，所以有些是使用逗號(,)或者空白( )或者其它符號去分隔。

 

 

所以當我們收到這種有規律的資料，要如何將它整理成整齊的表格呢？

 

 

 

如果是用Tab件或空白鍵來做分隔的話就比較簡單處理，直接開啟文件後全選複製到Excel就完成了。

步驟如下：

步驟1、全選（Ctrl+A），接著複製（Ctrl+C）或者按下右鍵複製文字

 

 

 

 

步驟2、開啟空白Excel，選擇A1儲存格

 

 

 

 

步驟3、貼上（Ctrl+V），完成了

 

 

 

 

但是如果資料為逗號(,)或其它符號為分隔的話就沒那麼簡單囉，因為貼上後全部內容都會被存在A欄儲存格中，如下圖

 

 

 

 

這時候就要靠Excel中的資料剖析方式，將它整理成整齊的表格。

步驟如下：

步驟1、先全選資料

 

 

 

 

步驟2、點選工具列中的資料>>資料剖析

 

 

 

 

接著會跳出資料剖析精靈的彈窗，點選分隔符號選項後，確認預覽選取的資料沒問題後，再點選下一步。

 

 

 

 

步驟3、根據自己的資料選擇相對應的分隔符號，以此範例是使用逗號為分隔符號，點選後再次確認預覽分欄後的結果，沒問題後按下一步

 

 

 

 

再次確認每一欄都沒問題後按下一步

 

 

 

 

按下完成鈕後已經成功將資料轉為整齊的表格囉！如下圖

 

 

 

 

接下來如果想將姓名欄位再細分為姓跟名兩個欄位的話要怎麼做呢?

步驟如下：

步驟1、全選B欄按下插入

 

 

 

 

這時候會在A欄旁多出一欄空的B欄，如下圖：

 

 

 

 

步驟2、

1. 全選A欄

2. 資料

3. 資料剖析

 

 

 

 

步驟3、跳出資料剖析精靈時，點選固定寬度，按下一步

 

 

 

 

接著在姓跟名中間點一下，這時候會出現一條長箭頭把姓跟名分割，接著按下一步。

 

 

 

 

預覽分欄結果後，就可以點選完成。

 

 

 

 

這時可以發現我們已經成功將姓跟名分開囉！完成檔如下：

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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