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不用寫程式也可以玩Access資料庫

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文、意如老師

 

 

目錄

第一篇、Access從零開始不用寫程式也可以玩資料庫

第二篇、Access如何規劃與建立資料表中的欄位

 

 

任務一:認識資料庫

1-1 啟動資料庫Access

1-2 什麼是資料庫?

1-3 什麼是資料表?

1-4 什麼是欄位?

 

任務二:建立第一個資料庫與資料表

2-1 建立資料庫

2-2 建立資料表

 

 

任務一:認識資料庫

 

資料庫是資料儲存的地方。

可以將傳統紙筆紀錄的一些資料,透過電腦將資料儲存及管理,可快速查詢並提供使用者所需的資料。

統一集中管理資料,透過設定使用者權限,加強資料安全性。

電腦化可大量減少人工書寫錯誤,也可減少重複輸入的資料,維護資料的正確性與一致性。

 

 

 1-1 啟動資料庫Access 

Access為微軟(Microsoft)所開發資料庫, 也是Office 中的一套稱為資料庫管理軟體。

所以只要有安裝Office整套軟體中,自然就有Access軟體,接下來就準備開啟軟體囉!

1. 左下角開始鈕

2. 輸入關鍵字Access

3. 點擊Access開始

 

 

 

以下為Access初始介面,版本不同介面可能會稍微不一樣,但基本操作功能大致都一樣。

 

 

 

1-2 什麼是資料庫

資料庫是多個資料表的集合,例如可以將公司的進銷存所有相關的資料表都儲存至一個資料庫中,接下來要取一個最好大家都能夠識別並有意義的資料庫名稱,這邊要特別注意的是,只要命名相關的盡可能使用英文來命名。

例如取名叫:my_erp資料庫。

 

 

1-3 什麼是資料表?

而在資料庫中可以存取多個資料表,例如:廠商資料表firm_data、客戶資料表ccustomer、員工資料表member、庫存資料表stock、訂單資料表order資料表等等

 

 

1-4 什麼是欄位?

在每一個資料表中都會有他所需要的欄位,例如:客戶資料表,它的欄位就會有客戶姓名、客戶電話、地址等…,再例如庫存資料表中,它的欄位就會有產品名稱、產品編號、剩餘數量等…。

最後就待使用者將所有資料,也就是”值”,寫入資料表中,有了這些資料後續就可以利用這些資料來分析、管理、紀錄。

初步了解後我們就直接開始建立資料庫囉!

 

 

任務二:建立第一個資料庫與資料表

 

2-1 建立資料庫

1. 點選左側功能表列的新增

2. 點選空白資料庫

 

 

 

3. 建立一個資料庫的名稱

4. 選擇儲存路徑

 

 

 

設定好後就按下建立即可建立資料庫。

 

 

 

2-2 建立客戶資料表

每個資料表都會有一欄是儲存不重複的流水號,在Access中則以“識別碼”這個欄位來儲存。

建立客戶資料表(customer_info):

1. 工具列 ▶ 資料表欄位

2. 檢視

3. 另存新檔 ▶ 取一個資料表名稱 ▶ 確定

(p.s建議取名盡可能取英文名稱,之後轉其它資料庫時或者有其它用途時比較不會出現錯誤)

 

 

 

按下確定後左邊窗格已經成功一個customer_info的資料表。

 

 

下次將繼續介紹如何規劃與建立資料表中的欄位。

 

 

 

 

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