把握3大技巧，你也可以成為時間管理大師

文、Shannon Lai

現代人生活忙碌已成常態，動輒就把自己搞到分身乏術，一個人恨不得拆成十個人來用，總是分秒必爭，期待一心多用下能將手上事情加速完成，可惜的是許多人注意力分散後，非但無法提前完工，每件事反而都是潦草結束。

又或是每一件工作雖然都順利收尾了，但生活也沒有了，日子裡無處不是工作的痕跡，而這樣的喧囂忙碌，卻未必能帶來相等的回報，不成比例的付出，只能成為龐大的壓力壓在肩上，讓人備感焦慮。

安排事情的輕重緩急，不是每件事都非你不可

如果你也覺得每天一睜開眼睛，事情就紛至沓來，工作多到讓你無所適從，整個人都當機，那麼你可以先練習將當日的工作事項全部列出來，接著按照輕重緩急排出先後順序，同時寫下這件事的困難度有幾顆星，再以自己的做事習慣去做調整：

假如一件事可以立刻做好，做起來毫無難度，那可以優先著手處理：

讓自己獲得成就感之餘，也用好的開始激勵自己，按部就班將所有工作完成，而不會一下就想逃避，什麼事都不想做。

相反地，如果事情困難度很高，可以把這樣的事情往後面安排，最後再來專心處理：

但像我自己是比較容易焦慮的人，如果知道當天有一件困難度五顆星的工作要完成，我會比較傾向優先展開這項工作，因為等待這件事結束的過程裡，我會備受煎熬，整天的情緒都為之影響。這部分可視個人情況調整。

若一件事情無法靠自己獨力解決，那也別心慌：

可以先向有經驗的同事或前輩請教，怎樣進行比較有效率，避免走彎路，詢問後可以先將自己能準備的部分做好，剩下的待時機成熟自然成功。

除了上述幾個要點，還有一點即是學習向別人說不：

懂得區分哪些工作非你不可，哪些可以交代別人，主動調節自己的工作量。好比當主管的人不必每件事都親力親為，可以放手給底下的下屬做；如果你是剛進公司的菜鳥，別想著自己人微言輕就隱忍不言，可以找時機向公司反映，自己也想多花時間摸索公司業務，像是訂便當、分發信件的瑣事，希望可以和同事們輪流分擔。

清楚劃分時間類別，分類管理

除了將事情分先後順序，將時間分類管理也是一個好方法：

休息時間：

休息是絕對不可避免的，只有儲備好足夠的體力，方能走得更長遠，規劃出自己每天必須的休息時間，而非肆意隨時想放鬆就放鬆，平白浪費大好時光，這是時間分類管理的第一步。

例行公事時間：

像是回Email、晨會、聯絡廠商這樣的例行公事，可以明確規劃出一個固定時間，處理這些公事。

彈性留白時間：

別把全部時間排滿，想更從容地運用時間，就要學會留點空白，保留彈性空間，就算有突發狀況，也不怕打亂所有計劃，擠壓到其他行程。

反省回顧時間：

優秀的時間管理大師，除了準確將每種時間分門別類，他們還會有一個反思時間，回顧自己錯估時間的情形，思考如何才能更有效率地運用時間。

改變幾個小細節，時間變多了

除了將事情排序，還有將時間分門別類管理，以下幾個小細節，對時間管理也有很大助益：

①找到時間的規律性

不要覺得每天按部就班的日子無聊，正是這樣穩定的生活作息，讓人清楚知道在每個時間該做什麼事。如果你老是到了最後關頭才發現時間不夠用，或許你該嘗試固定自己的作息，像前述所說，按照輕重緩急，寫張自己專屬的日程表，試著按表操課，讓自己習慣時間的規律性。

②將時間極大化

有時心理因素會影響到我們的行為模式，試著提前準備好工作，讓自己有餘裕迎接任何突發其來的挑戰，這樣可以減少焦慮之外，也讓自己有足夠的時間解決各種繁雜的工作，這樣就不會事到臨頭才驚覺時間飛逝。

③設定底線約束自己

雖然任何有時間限制的事都很煩，但不可否認在最後壓線完成工作，反而能激發更高的工作效率，發揮最大潛力。所以請為每件工作設定完工時間，這不只是提醒自己要在期限內完成，也是幫助自己發揮專注力，不會無止盡地拖延。

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