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Word應用-擺脫逐字稿文件比對

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文、菜鳥救星

 

 

         職場上,Word資料的往來與內容確認很常見。如果對方是對Word的有一定程度的了解,可能就會使用追蹤修訂來進行修改,方便對方可直接在檔案中了解異動處。當然,世界不可能永遠這麼的美好,所以這時候就要考驗你是否真的懂得使用Word,別再逐字比對了,快來看看怎麼處理的吧

 

 

使用追蹤修訂比對

 

        首先,我們就先來討論追蹤修訂,當要編輯對方文件時,需先將追蹤修訂開啟,以Word 2017來說,位置如下:校閱/追蹤修訂。

 

 

        開啟後,預設為顯示所有標記,所有的異動就會同時顯示在文件上。

 

 

       不過這樣的方式,也會讓你在完稿後的校搞閱讀不便,所以可以透過標記切換,讓自己方便閱讀。

 

 

      當資料修正完畢後,寄送出去後,對方就可透過上方的變更確認工具窗格,就可逐步確認是否同意修正。

 

 

         以下為示範效果。

 

 

        當然,也可以透過接受按鈕的下拉選項中,同意全部修正。

 

 


使用比較工具比對

 

      當然,一定也會遇到開啟Word後,就馬上把自己靈感快速填入的人,這時候收到修改的文件就算開啟追蹤修訂也無法查看,所以我們就要透過第二種方式,使用比較工具來比對出修正處。

 

      比較工具位置就在追蹤修訂的隔壁,如果你是早期的Word版本,就是工具中的「比較與合併文件」工具。

 

 

開啟比較工具視窗後,就將原始文件與修訂後的文件選取。

 

 

接著馬上就將比對結果顯示出來,四個區塊分別為:

1. 檢閱窗格:列出整份文件修改處。

2. 比較後的文件區:是否覺得很熟悉,就是追蹤修訂的方式來呈現。

3. 原始文件。

4. 修訂後的文件。

 

 

      操作方式也與追蹤修訂相同,可接受或拒絕修正。另外一個好處就是,畫面的移動是同步的。

 

 

      以上兩種方式,就可以讓你快速校對修改處,不要再傻傻地使用視窗並列方式,使用你看手機已經過度的眼睛來比對,逐字比對的時代已經過了,快來跟上時代的腳步吧!

 

 

 

 

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